Missing files excuses by PIOs are no more valid : CIC issues show cause as to why penalty cannot be imposed on the PIO for obstructing the delivery of information and directs the public authority to institute an internal enquiry immediately and take necessary action against the persons found involved in the missing of the file;

 http://upcpri.blogspot.in/2014/03/missing-files-excuses-by-pios-are-no.html

CENTRAL INFORMATION COMMISSION

(Room No.315, B­Wing, August Kranti Bhawan, Bhikaji Cama Place, New Delhi 110 066)

File No.CIC/AD/A/2012/003063­SA

(Sh.Rahul Kumar Goyal Vs. SDM, Delhi)

Appellant

:

Sh.Rahul Kumar Goyal

Respondent        

: 

SDM , Delhi

Date of hearing

:

26.2.2014

Date of decision

:

26.2.2014

Information Commissioner

:

Prof. M. Sridhar Acharyulu

(Madabhushi Sridhar)

Referred Sections

:

Sections   3,   19(3)   of   the

RTI Act

Result

:

Appeal allowed / disposed of

FACTS

    The appellant is present.  The Public Authority is absent. 

2.   The appellant submitted that he is seeking the information through his RTI application

dt.13­4­2012, a copy of the affidavit of marital status submitted by his wife   Ms. Swati

Kalgaonkar, whom he had married on 24

th

 Dec.,2003 and  registered before the  SDM on

29­12­2003.     The   appellant   further   submitted   that   Ms.   Swati   Kalgaonkar   was   already

married to one Mr. Abdul Aziz before his marriage with her.   But she submitted a false

affidavit   to   the   SDM   that   she   was   not   married.     The   appellant   has   shown   to   the

Commission, a copy of the certificate of marriage of Ms.Swati Kalgaonkar with Mr. Abdul

Aziz.  Subsequently, Ms. Swati Kalgaonkar obtained an ex­parte decree of divorce with the

appellant, from a court in USA.  After this divorce with the appellant, Ms.Swati Kalgaonkar

married another man,  Mr. Sachin Brahmi, which was also dissolved because she did not

disclose information about her previous marriages.  

3.    The appellant also submitted that the above affidavit is required in connection with the

criminal cases filed by Ms.Swati Kalgaonkar accusing him and his family members under

section 498A IPC.  The affidavit is the key document which would prove his innocence in

the criminal case.  

4.      The PIO/SDM(NW) replied to the appellant by his letter dated 21

st

 May, 2012 stating

that no records for the year 2003 are presently available in his office.  But  the FAA by his

order dated 5­7­2012 did not agree with the PIO and directed him to get the concerned file

located and provide the required documents to the appellant and furnish the reply to the

appellant within 15 days.     In spite of this FAA Order,   the appellant could not get the

required information from the PIO so far.

5.   In view of the above, the Commission views this matter seriously as the PIO has failed

to comply with the orders of FAA, which amounts to obstructing the delivery of information,

thereby breaching the provisions of section 20 of the RTI Act, 2005.  The Commission also

observes   that   whenever   the   Public   Authority   makes   a   claim   that   the   relevant   file   is

missing, it is expected to give detailed explanation as to when did they discover that the

file was missing, what action they had taken to trace the same and what could be done, if

the file is not traced, what is the policy, procedure and regulatory mechanism available in

the office when the files are missing or claimed to have been missing, etc.  In the absence

of detailed explanation, the Commission cannot accept the reply of PIO given in a casual

manner, amounting to denial of information under RTI Act, as nowhere in the Act, such a

defence  is available  to  the  Public  Authority.   Claiming  that a particular file is  missing,

establishes the fact that the file was with them, till it was found missing or mis­placed or

deliberately removed.   Hence, that information would fall in the category of information

held by the Public Authority and thus it is the responsibility of the Public Authority to share

that information with the appellant. 

6.   The Commission, therefore, directs the respondent authority as under:­

(a)

To show cause why penalty cannot be imposed on the PIO for obstructing the

delivery of information;   his explanation should reach the commission within 3 weeks

from the date of receipt of this order

(b)

To institute an internal enquiry immediately and take necessary action against

the persons found involved in the missing of the file;

(c)

To comply with the order dated 5­7­2012 of the FAA within one month. 

7. The Commission also recommends to the Secretary, Department of Revenue, Government

of NCT Delhi, for immediate enquiry into this matter involving the  obstruction of furnishing the

information to the appellant, as the said information is highly relevant for his life and liberty.

The Commission advises the Secretary, Deptt. Of Revenue, GNCTD to direct the concerned

officer to trace the information and furnish the same to the appellant.  A copy of this order shall

be given to the Secretary, Deptt. Of Revenue, GNCTD for information and necessary action. 

8.   The Commission ordered accordingly. 

(M.Sridhar Acharyulu)

Information Commissioner

Authenticated true copy:

(Ashwani K. Sharma))

Designated Officer 

Address of the parties: 

1.

The CPIO under RTI

Govt. of NCT of Delhi

O/o Addl. District Magistrate cum Land Acquisition Collector,

N/W Distt. Kanjhawala, 

Delhi (011­25953786)

2.

Shri Rahul Kumar Goyal

67C­Ground Floor, Parsvanath Panchvati, 

Taj Nagri Phase­II

AGRA­282001 (UP)

3.

The Appellate Authority under RTI

O/o Addl. District Magistrate­cum­

Appellate Authority 

North West District, Kanjhawala,

DELHI (O11­25953786)

COPY FOR INFORMATION AND NECESSARY ACTION TO:

4.

Secretary,

Department of Revenue,

Govt. of NCT of Delhi, 

SECRETARIAT,

I.P.ESTATE

NEW DELHI­110002. 

(Phone: 23392020)